Utilizar el tiempo de manera efectiva permite maximizar la cantidad de trabajo realizado en un período determinado. Esto significa poder atender a más clientes, realizar más seguimientos y cerrar más negocios en menos tiempo.
Aprovechar al máximo su tiempo - Administración del Tiempo en Ventas
El tiempo es uno de nuestros recursos más valiosos y no renovables. Es posible que haya experimentado la sorpresa de mirar el reloj, solo para darse cuenta de que ya estaba en la mitad de la jornada laboral (¡y aún no había progresado en sus objetivos!). O bien, es probable que haya sentido que no hay suficientes horas en el día para cumplir con todas las tareas que tiene asignadas o que usted mismo se ha programado. Suele suceder que en ventas podemos tener una agenda preparada, pero los clientes nos pueden desbaratar esta agenda de forma espectacular.
Sin embargo, todos tenemos el mismo número de horas en el día. Alcanzar sus metas profesionales o personales no se trata de tener más tiempo, se trata de aprovechar al máximo el tiempo disponible. Y de eso se trata la gestión del tiempo.
¿Cómo organizo mi tiempo de tal forma que lo pueda aprovechar de la forma más productiva y efectiva posible?
La Administración del Tiempo en Ventas es la competencia de una persona para priorizar, planificar y administrar las horas de su día de manera efectiva.
El principal objetivo de la gestión eficaz del tiempo se centra en la capacidad de trabajar de manera más inteligente, no más duro o más prolongado. Conozca el proceso que se presenta a continuación para obtener una descripción general de las tres mejores prácticas que puede usar para controlar su tiempo.
Las 3 Mejores Prácticas que usted puede aplicar para Administrar el Tiempo en Ventas
Analizar. Una de las formas más indicadas de administrar mejor su tiempo es analizar cómo lo está usando. Realice un seguimiento de cómo usa su tiempo para identificar sus mayores pérdidas de tiempo o "ladrones de tiempo" a lo largo del día. Busque oportunidades para ahorrar o redistribuir su tiempo para alinearlo con sus intereses, metas y valores.
Priorizar. La segunda mejor práctica es priorizar. Tiene que conocer sus prioridades antes de saber cómo hacer mejor uso de tu tiempo. ¿Qué responsabilidades son más importantes para usted? ¿Qué tareas o proyectos son más valiosos para su equipo y empresa? ¿Qué actividades podrían eliminarse, posponerse o incluso delegarse? Clasifique sus actividades por urgencia e importancia para que pueda concentrarse en las que más importan y sobre todo en las que mayor efecto tendrán en sus resultados.
Programar. Finalmente, programe su tiempo usando un calendario o planificador. Comprométase con sus prioridades bloqueando el tiempo necesario en su calendario, tal como lo haría para una reunión o cita importante. Un horario o agenda de trabajo le permite proteger su tiempo y mantenerse al día.
Veamos a continuación algunas técnicas que pueden ayudarle a implementar estas tres prácticas para mejorar la Administración del Tiempo en Ventas.
Cómo realizar el seguimiento del uso de su tiempo
Seleccione una herramienta para hacer seguimiento.
El primer paso es elegir una herramienta de seguimiento del tiempo. Hay varias opciones para que usted considere, tales como:
Una hoja de cálculo
Una lista simple, documento o cuaderno
Una aplicación de seguimiento del tiempo
Realice una investigación y elija la herramienta que sea más fácil y conveniente para usted. Si la empresa en la que usted trabaja ya cuenta con una herramienta de agendamiento o programación de actividades, aprenda a usarla y póngala en práctica.
Categorice sus Actividades.
El segundo paso es categorizar sus actividades. En otras palabras, ¿cómo podría agrupar sus actividades diarias en un segmentos de temas comunes?
Considere nombrar categorías según las actividades, tareas, proyectos o cuentas de clientes principales de su trabajo.
Por ejemplo, en el tema de ventas puede crear una categoría llamada "Visitas a Clientes". Más allá de las tareas, proyectos y responsabilidades principales de su trabajo, también podría considerar crear categorías para:
Responder correos electrónicos
Reuniones Internas
Elaboración de Propuestas
Capacitación
Recuerde que el objetivo de categorizar sus actividades es organizar actividades del mismo tipo. Es más fácil analizar cómo usa su tiempo en un grupo o tipo de actividades comunes que en cientos de tareas individuales.
Haga seguimiento del uso de su Tiempo por 1 mes.
El tercer paso es empezar a hacer el seguimiento. Realice un seguimiento de su tiempo durante al menos una semana, recomendable que sean dos semanas, tres semanas o incluso un mes. Cuanto más tiempo rastree su tiempo, más precisos serán sus datos. Adopte el hábito diario de registrar sus actividades y cuánto tiempo pasó en ellas.
Sus notas deben ser precisas, pero no complicadas. Por ejemplo, puede crear una lista simple como esta:
Correo electrónico 30 minutos
Reunión de una hora
Proyecto Z dos horas
Correo electrónico 15 minutos
Llamadas de seguimiento a clientes 45 minutos
Consejo: Realice un seguimiento de su tiempo a medida que avanza y evite postergar o esperar para realizar un seguimiento de su tiempo hasta el final del día. Esto le ayudará a evitar olvidarse de registrar sus actividades o calcular mal cuánto tiempo pasó en ellas. La precisión es clave.
Tabule los resultados por Categoría.
Finalmente, el último paso es sumarizar los resultados por categoría. ¿Cuánto tiempo pasó en cada categoría a lo largo de su período de seguimiento de tiempo?
Por ejemplo, ¿cuántas horas dedicó a la semana a responder correos electrónicos? ¿Reuniones? ¿O proyectos específicos?
Además, revise qué porcentaje de su semana laboral dedica a cada categoría. Por ejemplo, si trabaja una semana de 40 horas y dedica dos horas a su tiempo a investigar sobre el mercado en el cual usted vende, eso es el 5 % de su tiempo total.
¡Consejo! Si descubre que dedicó tiempo a actividades que no se ajustan a sus categorías originales, cree una nueva categoría que las describa con mayor precisión.
Una vez que haya recopilado los datos, ¿qué sigue? Deberá analizar los resultados de su seguimiento del tiempo para implementar cambios significativos en la administración del tiempo.
Cómo analizar sus hallazgos
Para responder a esa pregunta, evalúe cómo está distribuyendo su tiempo entre las categorías. Tome nota de dónde usa la mayor parte del tiempo y hágase preguntas como las siguientes:
¿Es este un buen uso de mi tiempo?
¿Estoy trabajando eficientemente?
¿Cómo puedo mejorar el uso de mi tiempo?
Un ejemplo del análisis del uso del tiempo en ventas.
Para fines de aprendizaje, utilizaremos el siguiente ejemplo simple:
En el ejemplo de gráfico anterior, puede revisar sus actividades y responder las siguientes preguntas:
¿Son todas estas actividades un buen uso de mi tiempo? Eso puede llevarlo a analizar en mayor detalle por qué está usando una gran parte de su tiempo en el desarrollo de tareas administrativas ¿Cuál es la razón de esto?
¿Estoy trabajando de manera eficiente? Eso puede llevarlo a identificar cómo el apoyo en sistemas de automatización de comunicaciones le podría ahorrar tiempo invertido en responder emails o en elaborar propuestas de una forma más eficiente.
¿Cómo debería estar empleando mi tiempo? Esta pregunta puede llevarlo a asignar más tiempo a las actividades de contacto con los clientes. Las ventas se generan hablando con los clientes, no sentados haciendo trabajo administrativo.
Cómo realizar la Priorización del Tiempo en Ventas
La priorización de tareas es el proceso de distinguir lo esencial de lo no esencial. Es una forma confiable de determinar qué trabajo es de alta prioridad y qué se puede delegar o posponer.
¿Cómo determinar qué tareas priorizar? Una de las formas más sencillas es hacer una lista de todas las tareas que usted ejecuta y luego ordenarlas por urgencia e importancia. Veamos a continuación las definiciones de Urgencia e Importancia:
Urgencia: Las tareas urgentes son aquellas que son apremiantes y necesitan su atención inmediata. Por ejemplo, una tarea con una fecha límite inminente es urgente. Las crisis con los clientes también entran en esta categoría, como abordar un error de facturación o tratar con un cliente enojado.
Importancia: Por el contrario, las tareas importantes son aquellas que contribuyen y promueven su misión y metas a largo plazo. Por ejemplo, una tarea importante puede ser establecer objetivos comerciales estratégicos para el nuevo trimestre o desarrollar una propuesta de valor para un cliente estratégico que está interesado en crecer la relación comercial con nuestra empresa.
La Matriz de Decisión de Eisenhower
Puede ordenar sus tareas en una de cuatro categorías:
Importante y Urgente
Importante pero No Urgente
No Importante pero Urgente
No Importante y No Urgente
La Matriz de Eisenhower, llamada así por Dwight D. Eisenhower, el expresidente y célebre general y a veces llamada Matriz de Urgente-Importante, puede ayudarle a visualizar estas cuatro categorías y determinar rápidamente qué hacer con las tareas en cada categoría. Vea una descripción general de la Matriz de Eisenhower a continuación:
Cómo utilizar la Matriz de Decisión de Eisenhower
La Matriz de Decisiones de Eisenhower lo ayuda a determinar qué tareas priorizar y qué tareas delegar o eliminar.
Encontrará sus tareas de mayor prioridad en la fila superior de la matriz, con las tareas de menor prioridad en la fila inferior. Veamos una explicación más detallada:
Hacer: Importante y Urgente. Son las tareas del cuadrante superior izquierdo y deben ser su máxima prioridad. Hágalos inmediatamente. La frase clave es HAY QUE HACERLO YA.
Programar: Importante pero No Urgente. Las tareas en el cuadrante superior derecho son su segunda prioridad más alta. Decida cuándo las hará y asegúrese de programar o bloquear el tiempo en tu calendario. La palabra clave es PLANIFICAR.
Delegar: No Importante pero Urgente. Las tareas en el cuadrante inferior izquierdo son elementos de baja prioridad y deben evitarse. Deléguelas si es posible, o pospóngalas hasta que haya completado sus tareas de alta prioridad. La Palabra Clave es DELEGAR.
Eliminar / Ignorar: No Importante y No Urgente. Finalmente, las tareas en el cuadrante inferior derecho son innecesarias. No son apremiantes y no contribuyen a su misión u objetivos. Elimínelas y no pierda tiempo. La frase clave es NO LO HAGAS.
Cómo realizar la Programación del Tiempo en Ventas
Una vez que usted ha aprendido a priorizar sus tareas en la labor comercial, es momento de programar las actividades y ejecutarlas de forma efectiva.
La programación implica planificar lo que hará y cuándo lo hará. Le brinda una hoja de ruta clara de lo que debe suceder y cuándo lograr sus objetivos. Se debe fundamentar en la priorización de sus tareas.
“La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que eres el piloto.” - Michael Altshuler
Lo primero que debemos tener en cuenta es una buena estimación del tiempo que nos puede tomar el ejecutar una actividad. La mayoría de las personas tenemos un Sesgo de Optimismo. Somos más idealistas que realistas cuando se trata de estimar cuánto tiempo nos llevará completar una tarea. Somos propensos a ignorar posibles contratiempos y retrasos y pasamos por alto nuestras limitaciones o restricciones. Incluso si sabemos cuánto tiempo nos llevó completar una tarea en el pasado, es probable que mostremos un sesgo optimista y subestimemos cuánto tiempo nos llevará completar la misma tarea en el futuro.
Base su estimación en datos históricos
La primera técnica es basar su estimación de tiempo en datos históricos o experiencia previa. ¿Alguna vez ha completado la misma tarea, o una similar, en el pasado? ¿Cuánto tiempo te tomó terminarla? Use su experiencia e información de tareas completadas en el pasado para generar sus estimaciones de tiempo para tareas futuras.
Estimación Ascendente.
La segunda técnica es ideal para tareas grandes o complicadas que requieren varios pasos más pequeños para completarse. La Estimación Ascendente implica dividir una tarea en sus componentes. Usted estima cuánto tiempo le llevará completar cada componente, luego suma todas sus estimaciones para calcular cuánto tiempo llevará la tarea en su conjunto.
¿Cómo construir una Agenda de Trabajo?
Las reglas básicas de programación de tiempos
Un cronograma indica en qué debe estar trabajando y cuándo. Sin embargo, para que esto funcione, su horario debe estar organizado y bien planificado. Entonces, comencemos revisando tres reglas básicas de programación de su agenda de trabajo:
Ser consistente. Acostúmbrese a registrar su horario usando un planificador o calendario físico, o un calendario en línea u otra herramienta de programación en línea. Además, asegúrese de actualizar su horario tan pronto como haga cambios.
Estar enfocado. Si trata de lograr todo, no logrará nada. Identifique y programe primero sus principales prioridades. Elija en qué concentrarse durante el día o la semana. Puede programar reuniones o actividades de menor prioridad y no urgentes en el tiempo restante.
Ser realista. Finalmente, sea realista. ¿Es posible que se sienta agotado después de cuatro horas de trabajo intenso? Entonces programe un descanso. ¿O es posible que una de sus reuniones consecutivas dure más de lo esperado? Luego programe un margen de 10 o 15 minutos entre reuniones. Su horario solo es útil si es realista.
6 Pasos para construir su Agenda de Trabajo - Administración del Tiempo en Ventas.
Paso 1. Elija una herramienta y frecuencia
El primer paso es elegir una herramienta y una frecuencia. En otras palabras:
¿Qué herramienta va a utilizar para crear un horario o agenda de trabajo? Puede crear un cronograma físico usando un lápiz y papel, una agenda o un calendario físico. O bien, puede usar un calendario en línea o un software de programación. Elija la herramienta que esté dentro de su contexto de trabajo y que sea fácil de usar.
¿Qué lapso de tiempo cubrirá su horario? Considere si desea crear un cronograma diario, semanal o mensual, según sus necesidades y proyectos.
Consejo: Sea constante. La herramienta y la frecuencia que elija deben ser de su agrado y conveniencia. El objetivo es hacer de la programación del tiempo un hábito regular. La consistencia es clave.
Paso 2. Organice las tareas por prioridad
El siguiente paso es enumerar todas las tareas que desea lograr en el período de tiempo elegido por prioridad. Este paso tiene dos etapas:
Lista. Primero, haga una lista de todo lo que tiene pendiente por hacer. No se preocupe por el orden de las tareas todavía. Por ejemplo, si está creando un cronograma semanal, enumere todas las tareas que desea lograr para el final de la semana. O, si está creando un programa diario, enumere todas las tareas que desea realizar al final del día.
Clasifique o reordene las tareas por prioridad. En segundo lugar, revise todas las tareas que ha enumerado y clasifíquelas o reordene por prioridad. Si tiene dificultades para priorizar tareas, recuerde lo que aprendió sobre la Matriz de Decisiones de Eisenhower. Pregúntese: "¿Qué tareas son urgentes o tienen una fecha límite inminente?" o "¿Qué tareas son importantes o contribuyen más a las metas y el éxito de mis objetivos comerciales?" A medida que responda esas preguntas, considere qué tareas se incluyen en las categorías "hacer", "planear", "delegar" y "eliminar".
¡Consejo! Las tareas pueden incluir actividades laborales, como investigación, trabajo administrativo o desarrollo de una propuesta para un cliente. Pero no olvide incluir reuniones de trabajo en su agenda, como un almuerzo con un cliente o una reunión de lanzamiento de un nuevo producto.
Paso 3. Calcule cuánto tiempo necesitará
En este punto, tiene una lista de todo lo que desea hacer para el día, la semana o el mes en orden de prioridad. Ahora, necesita estimar cuánto tiempo se requiere para completar cada tarea.
Por ejemplo, tal vez calcule que necesita dos horas para desarrollar un informe para un cliente. O espera dedicar una hora para elaborar un plan de ventas para el próximo mes.
Consejo: Trate de usar una de las técnicas de estimación de tiempo que mencionamos anteriormente. Por ejemplo, puede optar por basar su estimación en datos históricos, emplear la técnica de estimación de abajo hacia arriba o usar un promedio ponderado.
Paso 4. Programe sus principales prioridades
El cuarto paso es programar sus principales prioridades. Agregue sus tareas de alta prioridad a su calendario u otra herramienta de programación. Bloquee el tiempo que estimó en el último paso.
Sugerencia: Trate de programar las tareas de alta prioridad más temprano, en lugar de más tarde, en el día. De esa manera, será menos probable que se distraiga con otras necesidades y solicitudes que se le presenten a lo largo del día.
Paso 5. Programe sus prioridades más bajas
Ahora que tiene programadas todas sus tareas de alta prioridad, el quinto paso es programar sus tareas de menor prioridad en el tiempo restante disponible.
Consejo: Evite sobreprogramarse. Si no tiene tiempo para todo, entonces no trate de hacer que todo encaje. En su lugar, responda a las siguientes preguntas:
¿Es esencial que complete esta tarea esta semana? O, ¿podría esperar hasta la próxima semana?
¿Se puede delegar esta tarea?
¿Es esta tarea una prioridad?
¿Y debería estar haciéndolo en absoluto?
(Por ejemplo, ¿la tarea es solo un trabajo pesado o es irrelevante para la misión y los objetivos suyos?)
Paso 6. Deje un tiempo abierto para tener flexibilidad
Finalmente, el último paso es dejar tiempo para la flexibilidad. Las estimaciones de tiempo no son absolutas, y los horarios rara vez se ajustan al 100 % al plan.
Muy seguramente se presentarán retrasos, distracciones, cambios impredecibles y tareas que llevarán más tiempo de lo que pensaba y eso en ventas es lo normal. Planifique lo inesperado en sus técnicas de programación. Por ejemplo:
Programe un "amortiguador" de 15 minutos entre tareas y compromisos en caso de que tarden más de lo esperado
Bloquee una hora adicional cada día para tener en cuenta las solicitudes de última hora, los cambios de horario u otros retrasos imprevistos
Consejo: Agregue también descansos regulares a su horario. Todo el mundo necesita un descanso de vez en cuando. Es mejor planificar descansos en su agenda que ignorarlos o fingir que no los toma. Programar sus descansos le dará un plan más preciso y realista para su jornada laboral.
Le recomiendo leer el artículo en el cual se explica en mayor detalle la Técnica de Bloques de Tiempo y su uso en ventas. Allí se explica como utilizar esta técnica para aprovehcar de forma efectiva el uso del tiempo en ventas.
Finalmente, tenga en cuenta que su horario es un documento vivo. Es su plan para el día o la semana según la información que tiene disponible. A veces, surgirá nueva información (¡o prioridades!), y deberá ajustar su horario en consecuencia. Esta bien. No se estrese por eso.
Su horario siempre debe ser realista y reflejar su situación y necesidades actuales. Revise y vuelva a evaluar su plan original. Vuelva a iniciar el proceso de programación según sea necesario. Es más importante trabajar su horario en torno a las principales prioridades que apegarse al plan original (y quizás, obsoleto).